Exchange Server: Emails revisionssicher aufbewahren?

Sie kennen das als Exchange-Betreuer: Irgendwann muss man etwas nachweisen, irgendeinen Schriftverkehr via Email. Und dann ist es praktisch, wenn man dann sagen kann: Hab ich! Warum ist das aber so wichtig?

“Früher” kamen die Leute und führten eine Buchprüfung durch. Da wurden Einkaufsbücher und Verkaufsbücher, Rechnungen, Bestellungen und sonstwas gewälzt. Wenn ich mir das so richtig überlege, ist das noch gar nicht so lang her. Und mit Emails ist das auch so.

Man spricht zwar bei Emails immernoch nicht von einer garantierten Zustellung. Aber nichtsdestotrotz muss man auch hier nachweisen, dass dieses und jenes gesendet / empfangen wurde. Und das alles muss Prüfungen standhalten, also revisionssicher sein. Das ist wichtig, wenn es – wie in meinem Job: Support – darum geht, dass man nachweisen muss, dass dieses und jenes in der Konversation zur Sprache gekommen ist. Zum Beispiel, dass ich einen bestimmten Lösungsweg vorgeschlagen habe, der Kunde aber etwas anderes gemacht hat. Das kommt äußerst selten vor. Aber man weiß ja nie.

Jetzt wäre es schön, wenn man den kompletten Email-Verkehr zu irgendeinem Vorgang revisionssicher archivieren und aufbewahren kann. Leider ist dies bis Exchange 2010 angeblich nicht möglich. Man kann zwar archivieren. Aber einer Revision hält das Ganze wohl nicht stand. Das hat man wohl mit Revisionssoftware wie dieser herausbekommen.

Nun, dann ist guter Rat teuer. Denn man muss sich dann für sein Email-System mit einer Archivierungssoftware herumschlagen. Da gibt es ja einige Anbieter. Welche Anbieter sind aber gut? Die Frage ließe sich ja niemals einfach beantworten, weil ja jeder Mensch eine andere Auffassung von “gut” hat.

Ich denke, Archivierungssoftware muss Revisionen standhalten können. Der Email-Verkehr muss lückenlos nachweisbar sein. Sonst steht man ja da, und das Gesagte wird als wilde Behauptung eingestuft. Es gibt zwar keine Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung von Emails. Aber bei rechtlichen Dingen will man sich dann doch lieber absichern.

Und wer weiß, man kann ja Exchange für sein gesamtes Geschäft nutzen. Sozusagen eine Email-basierte Rechnungsabteilung. Und dann wird Revision schon wieder interessant. Und bevor dann Leute mit Software von der IIT GmbH prüfen und Lücken aufdecken, sollte man lieber gewappnet sein. Darum lieber Archivieren.

Bildquelle: Checkliste – free photo by xoxolounge via morguefile.com

Ein Kommentar

  1. “Es gibt zwar keine Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung von Emails. […]”
    Quelle?

    Meines Wissens nach müssen E-Mails als Geschäfts- & Handelsbriefe nach folgenden Paragraphen archiviert werden:

    §238, §239, §257 HGB
    §140, §141, §143 bis §147a, §200 AO

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