Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?

Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?

Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?

Wer nutzt denn schon Microsoft To-Do? Na, auch schon mal gehört? Dabei ist die Aufgaben-App von Microsoft gar nicht so schlecht, wie es immer behauptet wird. Ich nutze sie eigentlich ganz gern. Ich meine: Klar, ich nutze ja eh schon beruflich Microsoft-Produkte. Warum soll ich dann also irgendwas außerhalb dieses Spektrums benutzen, nur um meine Aufgaben planen zu können? Ja, ich hab’s mit Trello versucht. Und ja, auch Todoist war mal dran. Aber Microsoft To-Do macht das auch. Nun hat sich aber etwas geändert.

Microsoft To-Do, WTF?

Es gab mal das Tool Wunderlist. Das war ein Online-Aufgabenplaner. Und das wurde von Microsoft aufgekauft. Jetzt, wenn ihr in euer Outlook.com oder in euer Office 365 schaut, seht ihr da so einen komischen blauen Haken. Das ist Microsoft To-Do. Ich kann den Aufgabenplaner wunderbar mobil und am Computer mit je einer App und eben auch im Browser verwenden. Am Anfang wurde arg über Microsoft To-Do geschimpft. Aber wenn ich ehrlich bin, muss ich zugeben, dass es gar nicht so schlecht ist.

Ich kann aus eingegangenen Emails Aufgaben definieren, kann in der App zu Aufgaben einzelne Schritte definieren und all das. Es funktioniert einfach. Und das sowohl im kostenfreien Outlook.com, als auch in Office 365 / Microsoft 365. Ach ja, und an all die vielen Aufgaben, die man definieren kann, kann man auch noch per Email erinnert werden. Und die mobile App schickt eine Benachrichtigung in die Statusleiste. Also alles tutti? Warum dann „WTF“?

Überblick über die Aufgaben in Microsoft To-Do
Überblick über die Aufgaben in Microsoft To-Do

Das Problem ist, dass Microsoft eine enorme Änderung vorgenommen hat. Gerade in den heutigen Zeiten, in der alle Welt die Organisationen nach Microsoft 365 migriert, will man vielleicht nicht auf eine gut gehende Aufgabenplanung verzichten. Aber genau hier liegt das Problem. Hat man migriert, kann es zu Problemen mit der Lösung kommen. Echt jetzt?

Was ist denn das Problem?

Nehmen wir mal an, eine Organisation möchte die Vorzüge der Cloud nutzen, aber dennoch nicht auf die lokale Datenhaltung verzichten. Exchange Hybrid heißt da das Zauberwort. Seit dem 22. Januar ist es damit dann so, dass Nutzer mit lokalen Postfächern zwar Teams nutzen können, die Aufgaben-App darin, die auf Microsoft To-Do basiert, aber nicht mehr so ohne weiteres. Microsoft schreibt dazu in einem Support-Artikel:

Ab dem 22. Januar 2021 kann sich jeder, der Aufgaben oder die App „Aufgaben“ in Teams mit einem lokalen Postfach verwendet, nur bei To Do im Web anmelden. Sie können sich unter Android, iOS, Mac oder Windows nicht bei To Do anmelden. In To Do im Web können Sie Ihre Listen und Aufgaben anzeigen, aber alles, was Sie bearbeiten oder hinzufügen, wird nicht gespeichert und geht nach ihrer Abmeldung verloren.

Microsoft zu Änderungen in To-Do

Und es geht noch weiter. In einem Monat ist es dann nicht mehr möglich, sich überhaupt noch mit Microsoft To-Do zu verbinden, wenn man ein lokales Konto verwendet. Der Software-Riese empfiehlt, vorher alle Daten zu sichern und / oder auszudrucken. Der Zugriff wird dann wieder möglich, wenn das Konto in die Cloud geschoben wurde.

Hintergrund ist, dass Microsoft To-Do künftig ein Postfach bei Exchange Online voraussetzt. Und wenn dann das Postfach nach Exchange Online verschoben wurde, müssen Nutzer die Daten manuell wieder eintragen. Ich weiß nicht, wie es euch dabei geht, aber ich finde dieses Vorgehen eher nur so halb gut. Aber das ist eben nur mein persönlicher Geschmack.

Doch wieder Alternativen?

Nachdem das Planen von Aufgaben eben nicht mehr nur so nebenbei erfolgen kann, wirft das ein eher schräges Licht auf Microsoft To-Do. Kritiker haben eh immer wieder davon erzählt, dass das Potential aus Wunderlist nie wirklich abgerufen wurde. Und es gibt auch genügend Menschen, die sagen würden, dass Microsoft die Aufgabenplanung eher stiefmütterlich behandelt. Also muss man jetzt wieder nach Alternativen Ausschau halten?

Ich habe über die Lösung Todoist vieles gelesen. Die haben erkannt, dass man mit Aufgabenplanung durchaus Geld verdienen kann. Aber vieles, was ich so las, wirkt dann wie das Auspressen von Zitronen. Naja, und Google Tasks? Wir wissen doch alle, wie schnell Google mal irgendeinen Dienst über den Jordan schickt. Also ist das auch nicht so erstrebenswert. Aber was denn dann? Doch nicht etwa Evernote.

Ich glaube ja, dass es einen besseren Mechanismus geben müsste, wie die Listen in Microsoft To-Do bei der Migration nach Microsoft 365 mitgenommen werden können. Das hat Microsoft eben nicht sonderlich gut durchdacht. Es gibt so viele Möglichkeiten des Exports. Das muss doch gehen. Jedenfalls glaube ich, wenn man einmal Microsoft To-Do nutzt, kann man auch in einer hybriden Exchange-Umgebung dabei bleiben. Andere sind meiner Meinung nach auch nicht besser.

Und ganz ehrlich: Vielleicht tut es ja auch ein Kalender. Damit hat sich doch eigentlich auch vieles bewährt, oder? Ich bin mir seit langer Zeit gar nicht mehr sicher, ob man denn überhaupt irgendeine Aufgabenplanung braucht. Sicher, sie hat schon ihr Daseinsberechtigung. Aber es geht eben auch anders. Microsoft To-Do hin oder her.

Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?
Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?

6 Kommentare zu „Microsoft To-Do nun grundsätzlich anders?“

  1. Ich nutzte lange auch MS To-Do aber inzwischen mach ich das selber nur noch mit dem Kalender, soviele ToDo´s sind es bei mir nicht, bzw. fällt vieles eh in Termine die eh schon im Kalender stehen, da war das immer so ein „Doppelgemoppel“.

  2. Die liebe To-Do Liste. Was habe ich alles ausprobiert. War sogar ne zeitlang auf Outlook das es so harmonisch mit Sharepoint, Kalender und Mails funktionierte.
    Ich bin aber dann komplett weg von allem. Den ne aufgeblasene To-Do Liste wird dann gleich zum Projektmanagementtool, Knowledgemanagement und “ich klage Leute an“ Tool.
    Ich habe auf ne banale Textdatei gewechselt und das Todo.txt von Gianna Trapani System. Kann mit allem gelesen und bearbeitet werden und gut ist.
    Für meine PCs habe ich ein kleines Python Skript für die Kommandozeile und alle Plugins für Vim, Notepad++ und Visual Studio Code.

    1. Hallo Massimo, naja, wie man es letztlich realisiert, ist doch egal. Wenn du mit der Textdatei klar kommst, warum nicht? Mir ging es in dem Artikel mehr oder weniger um die Handhabung, wie Microsoft mit To-Do umgeht.

      1. Oh ha. Sorry falls das so forsch rüber kam. Klar soll jede das machen was ihr am besten liegt.
        Ich wollte ausdrücken, das alle diese Tool immer mächtiger, verzahnter und damit komplizierter werden. Wunderlist was einfach und klasse. Dann ist es zu dem geworden, das du beschreibst. Und der „Erfinder“ von Wunderlist ist jetzt wieder dran ne einfache ToDo App zu machen. :)
        Und genau diesen Kreislauf habe ich unterbrochen für mich.

        1. Nein, alles gut. Du hast ja vollkommen Recht, dass diese Tools immer komplexer und mächtiger werden. Man fragt sich da auch immer wieder, ob das Alles so sein muss. Und wie gesagt: Wenn das für dich in Ordnung ist, warum denn nicht?

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