Modern Workplace mit Teams – Eine Betrachtung

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Ich halte eigentlich nichts von solchen fancy Schlagworten. Aber nun haben wir einmal Modern Workplace. Also kann ich mich auch damit eingehend beschäftigen. Hintergrund ist nun einmal, dass sich die Arbeitswelt wandelt. Man spricht dabei immer unter Bezugnahme des nächsten fancy Schlagworts, nämlich “Industrie 4.0”. Aber was ist nun die Sache mit Modern Workplace? Und was hat eine Cloud-Lösung wie Microsoft Teams damit zu tun?

Was bedeutet Modern Workplace

We have to learn to dance with the robots, not to run away.

Stowe Boyd zum Wandel der Arbeitswelt

Die Menschen ändern sich, sie entwickeln sich weiter. In dem Maße, wie sich die Arbeit und die Bedürfnisse ändern und wandeln, müssen sich auch die Arbeitsmittel wandeln. Statt fester IT-Infrastruktur und IT-Prozessen setzt man mehr und mehr auf den digitalen Wandel und damit auf Modern Workplace. Dieser Gedanke soll den Anforderungen und Arbeitsweisen gerecht werden.

Als ich 2006 nach gesundheitlich bedingter beruflicher Neuorientierung angefangen hatte, im IT-Service zu arbeiten, befand sich technischer Support noch auf dem Standpunkt, dass man große Rechenzentren und große Support-Zentren benötigt. Das war die Zeit, als man mit einer so genannten “Mailbombe” eine komplette Email-Infrastruktur außer Betrieb setzen konnte.

Nachdem ich den Arbeitgeber 2010 gewechselt hatte, stelle ich nach und nach den Wandel fest. Man hat eben prozentual auf die Gesamtmenge unserer Kunden gesehen immer seltener die gigantischen Email-Cluster in den Rechenzentren stehen. Globalisierung äußert sich eben immer weniger in Geo-Clustern, sondern in der Verwendung von Diensten wie Office 365.

Der Austausch unter den Mitarbeitern, der Austausch zwischen Firmen und der Austausch unter Partnern wird durch Denkansätze wie Modern Workplace – man nennt es auch Digital Workplace – einfacher. Das muss auch so geschehen, weil die Anforderungen eben so sind. Das Intranet ist jetzt eben nicht mehr ein nach außen abgesicherter Webserver, sondern das Portal an sich.

Wie gestaltet sich das Ganze?

Das Konzept Modern Workplace baut auf die Grundprinzipien Integration und Zusammenarbeit. Verschiedenste Software-Lösungen werden auf einer Plattform zusammengebracht. Das fördert eben die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch, völlig ungeachtet des Standorts. Und im Falle von Office 365 stehen auch weitere Dienste zur Verfügung, an die man vielleicht erst gar nicht denkt.

Modern Workplace bedeutet, dass die benötigte Arbeitsumgebung unabhängig von Standort und Endgerät zur Verfügung stehen muss. Nur so sind die heutigen Bedürfnisse hinsichtlich Flexibilität, Zusammenarbeit und Kreativität erfüllbar. Und in der Startup-Szene? Dort spielen Rechenzentren und Bürokomplexe eh nur eine untergeordnete Rolle. Und dem muss man Rechnung tragen.

Mit Plattformen und Umgebungen, die Modern Workplace ermöglichen, können Elemente, Vorgänge und Abläufe automatisiert werden. Ich habe von Kollegen erfahren, wie die in ihrem Projekt mithilfe von Office 365 ihren gesamten Managed Service organisieren. Warum auch nicht? Dafür ist es doch da.

Und was ist nun Teams? Und was hat das mit Modern Workplace zu tun?

In der Informatik ist der Dienst Slack ein großer Begriff. Man organisiert sich in Arbeitsgruppen, in denen thematische Kanäle eingerichtet sind. Die WordPress-Entwicklung und der Austausch über das Content Management System laufen über diese Plattform. Natürlich hat die Plattform ein paar Schwachpunkte. Aber prinzipiell funktioniert sie.

Und deshalb wollte Microsoft eigentlich 2016 die Plattform kaufen. Letztlich kam es nicht dazu. Man wollte dann Skype for Business weiterentwickeln. Und Ende des gleichen Jahres veröffentlichte Microsoft dann den eigenen Dienst Teams. Das Charmante ist, dass der Dienst von vornherein in Office 365 integriert wurde und perspektivisch SharePoint und Skype for Business ablösen wird.

Ich bin momentan beruflich in 5 Teams organisiert. In denen gibt es verschiedene Kanäle, die fett dargestellt werden, wenn es Neuigkeiten gibt. In Teams kann ich externe Anwender einladen, Dateien austauschen, chatten, telefonieren, Termine planen etc. Und das macht das Ganze dann doch wieder sehr hilfreich. Es ist eben wesentlich mehr als nur ein Messenger.

Ach ja, ich habe ganz vergessen, dass Bots verfügbar sind. Zudem kann ich jedem Team Apps hinzufügen. Und das macht die Sache spannend. Das kann ich auch in Slack, keine Frage. Wenn man aber weiß, wie etwas funktioniert, kann man damit eine enorme Arbeitserleichterung schaffen.

Anwendungsbeispiel von Teams in Modern Workplace

Wir müssen die Arbeitsabläufe ja neu denken. Ich schrieb mal von Streams, also einem kontinuierlichen Fluss von Daten und Datensätzen. Und hier kann uns ein Tool wie eben Teams durchaus weiterhelfen. Denn Teams ist zur Zusammenarbeit geschaffen. Und dort müssen wir uns die App Planner hinzufügen. Das geschieht hier:

Modern Workplace mit Teams - Eine Betrachtung
Modern Workplace mit Microsoft Teams

Über das “+” fügen wir ein neues Register hinzu. Wir nutzen hierfür die App “Planner”, die ein Aufgabenplaner ist. Im ersten Schritt erstellen wir einen neuen Plan und geben ihm einen Namen. Und nun können wir schon anfangen, Aufgaben zu definieren, Fälligkeiten festlegen und das Alles Team-Mitgliedern zuzuweisen.

Modern Workplace mit Teams - Eine Betrachtung
Modern Workplace heißt auch Aufgabenplanung, die mit Planner gut funktioniert

Und dann kann ich definieren, was nach der Erledigung einer Aufgabe passieren soll. Sinnvoll ist es hier, die Erledigung im Team-Chat zu veröffentlichen. Das erreicht man mit dem Dienst Flow, der eine entsprechende Vorlage gleich mitbringt. Das nutzen die Kollegen, von denen ich oben schrieb. Und hier ist das mal demonstriert.

Braucht man das denn?

Gerade, wenn Aufgaben vielleicht weltweit verteilt sind, so wie es beim Thema Modern Workplace üblich ist, muss man ja dennoch im Gesamt-Projekt irgendwie den Zeitplan einhalten können. Wie soll es denn anders gehen, als dass man Aufgaben mit Fälligkeiten versieht und so organisiert, dass jeder Einblick hat und damit umgehen kann?

Modern Workplace bedeutet die Definition der Zusammenarbeit, wie sie in der heutigen Zeit ablaufen kann. Wir haben etliche Kunden, die genau auf diesem Ansatz arbeiten und damit weltweit erfolgreich sind. Ob das nun in jedem Fall mit Diensten von Microsoft oder von anderen Anbietern passieren muss, muss die jeweilige Organisation für sich bestimmen.

Mir ist ja der Argwohn gegenüber Microsoft bewusst. Aber mal ehrlich: Hat ein europäischer Anbieter auch nur ansatzweise eine solche Lösung wie Office 365? Wie sieht das mit der Schule der Zukunft aus? Die Welt hat sich weiter gedreht, als nur bis zum nächsten Server-Rack. Darauf muss man sich einstellen. Sonst wird man irgendwann von der Geschichte überholt.

Ich glaube am Ende nicht daran, dass Themen wie Modern Workplace nur leere Phrasen produzieren. Man darf sogar davon ausgehen, dass Organisationen, die diese Entwicklungen ignorieren, irgendwann in ihrem Marktsegment keine Rolle mehr spielen können, da andere einfach dynamischer und damit schneller sind.

Modern Workplace mit Teams - Eine Betrachtung

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